Projekthack: Wie lassen sich Projektmitarbeiter schneller produktiv stellen?

Es existiert heute eine ganze Bewegung, die sich rund um den Gedanken des „Life Hacking“ dreht. Dabei will man mit Hilfe alternativer Methoden und Lösungsansätze sein Leben einfacher und effizienter gestalten. Es geht also um Effizienz. In diesem Beitrag zeige ich, wie vier einfache Werkzeuge dem Projektleiter dabei helfen können die Einstiegszeit neuer Teammitglieder in ein bereits laufendes Projekt zu verbessern: also so zu beschleunigen, dass der Einstieg viel effizienter und kostengünstiger wird.

Neu in einem Projekt möchte ein Mitarbeiter schnell ein profundes Verständnis der Projektsituation erlangen, um möglichst bald Mehrwerte generieren zu können. Als Projektleiter erwartet man zudem auch, dass der Mitarbeiter schnell produktiv ist. Doch oft entwickelt sich die Situation ganz anders. Der Projekteinstieg gleicht eher einem Lauf im Halbdunkeln auf einem unbekannten Terrain, ohne einen Gesamtüberblick. Dieser Überblick wird mühsam in persönlichen Gesprächen mit einzelnen Projektteilnehmern erst geschaffen. Die Einstiegszeit ist dabei sehr lang. In bereits laufenden Projekten stehen meist auch gar nicht genügend Ressourcen für lange Einführungen zur Verfügung. Der Neue wendet damit viel Zeit auf das gesamte Terrain zu erkunden, ohne wirklich produktiv zu sein. Solch ein Einstieg kann recht frustrierend sein, da man als Neuling sich nur halbblind vortastet, sich regelmäßig verirrt und/oder auf Widersprüche stößt. Wie lässt sich aber das Problem beheben?

Meist verliert man wertvolle Zeit weil Informationen eines laufenden Projekts nicht in einer strukturierten, gesammelten und ausschöpfenden Form greifbar sind. Das einfachste Mittel die Situation aufzulösen, ist Licht ins Dunkel zu bringen. Das tut man, indem man vier einfache visuelle Projektnavigationsmodelle erstellt und diese den Neueinsteigern als Hilfsmittel an die Hand gibt. Diese Modelle nennen ich auch Projektkarten. Die Karten sind:

  • Zielkarten (Ursachen-Wirkungen-Diagramme)
  • Geschäftsprozesskarten (Prozessdiagramme)
  • Systemkarten (Systemstrukturdiagramme)
  • Orga-Karten.

Diese vier visuellen Modelle ermöglichen es ihren neuen Projektmitarbeiter in kürzester Zeit produktiv zu stellen, denn sie bieten einen sofortigen Gesamtüberblick und ein schnelles Verständnis.

Geschäftsprozesskarte:
Diese Karte gibt Antworten auf die Fragen: Welche Geschäftsprozesse besitzt das Unternehmen? Welche Prozesse sind extern, welche intern? Was sind Haupt- und was sind Nebenprozesse? Wo gibt es Herausforderungen, Stolpersteine und ineffiziente Abläufe; welche sind für das Projekt relevant? Welche sollen geändert werden?

Prozesskarte.Prozesse.erheben

Visuelle Zielekarten:
Zielkarten sind ein sehr mächtiges Instrument. Sie beantworten die Frage, welche Ziele das Projekt hat und wie sich diese (lokalen) Ziele in die (globalen) Gesamtziele des Unternehmens eingliedern. Strebt man mit dem Ergebnis des Projekts mehr Umsatz, oder weniger Kosten an, oder vielleicht sogar Beides? Dem folgend, lassen sich schnell anschauliche Maßnahmenlisten oder Projektstrukturpläne erzeugen, die aufzeigen, wie Projektziele erreicht werden sollen. Zielekarten können z.B. im Projektauftrag oder dem Project Charter abgelegt sein.

Projekt Geschäftsziele

IT- Systemlanschaft:
Karten für Systemlandschaften helfen dabei zu verstehen, welche Systeme es im Unternehmen gibt und welche Systeme im Rahmen eines Projekts ggf. angepasst werden müssen. Insbesondere in Großunternehmen existieren Geschäftsprozesse, welche von vielen unterschiedlichen IT-Systemen unterstützt werden. Karten, die Gesamtmengen alle Systeme darstellen, nenne ich Systemlandschaftskarten.

Systemarchitektur.Systemlandschaft.Small

Orga-Karte:
Es gibt zwei Typen von Orga-Karten, je nach dem welche Auskunftsziele sie verfolgen: Makro- oder Microsicht. Die Makrosicht erläutert grob, wie das Unternehmen funktional aufgeteilt ist; die Microsicht zeigt detailliert wer die Projekt Stakeholder sind? Schließlich ist es im Einstieg wichtig schnell zu wissen, wer zu welchem Team gehört und welche Rolle er dabei ausfüllt? Auch verwalten Orga-Karten die Info, wer ggf. das benötigte Know-How besitzt?

Anton

Anton

Anton ist freiberuflicher Software-Ingenieur und Projektleiter mit den Schwerpunkten: Prozessdesign, strukturierte Business Analyse / Fachkonzeption sowie fachliche Entscheidungsunterstützung.

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