Warum der Projektumfang sich so häufig ändert?

Die häufigste Ursache für das Scheitern von IT-Projekten ist der sich ändernde Umfang (Scope Creep). Insbesondere dann, wenn der Endtermin fixiert ist, gibt es zahlreiche Ursachen für eine Änderung. Zwei davon begegnen mir in meiner Praxis besonders oft:

(a) Falsche Annahmen zur Reife von fachlichen Vorgaben
(b) Wechselnde Entscheidungen des Managements

Die Reife des Fachkonzepts wird überschätzt

In jedem zweiten Projekt, dem ich beiwohne, muss ich feststellen, dass in der Projektplanung allzu oft zu wenig Zeit für die Analyse eingeplant wird. Das liegt daran, dass Projektleiter irrtümlicherweise davon ausgehen, dass die vorliegenden fachlichen Vorgaben (z.B. das Fachkonzept) für eine Feinspezifikation bereits detailliert genug sind. In dieser Annahme erschließen sich entscheidende offene Fragen erst während der Konzeption, die einer tieferen Analyse bedürfen.

Das ist viel zu spät. In der Konzeptionsphase sind die Termine gesetzt, Ressourcen eingekauft und der Umfang festgelegt. Zusätzliche außerplanmäßige Analyseaufwände gefährden die Einhaltung des Termins. Sie erfordert nicht nur zusätzliche Zeit, sie ändert auch den Projektumfang. Denn nicht selten führen neue Erkenntnisse zu Änderung von Grundzügen der ganzen Lösung.

Beispiel: Die IT-Abteilung wird beauftragt eine Feinspezifikation für eine Geschäftsprozessänderung anzufertigen und die IT-Systeme entsprechend anzupassen. Das Projekt wird initiiert, terminiert, budgetiert. In der ersten Woche der Konzeptionsphase stellt der Projektleiter fest, dass das vorliegende Fachkonzept lediglich den “Gutfall” abdeckt. Die Betrachtung der Grenzfälle wirft mehr Fragen als Antworten auf. Was nun folgt, ist eine notwendig gewordene Analyse der Grenzfälle, die sogar eine Änderung des Initialansatzes mit sich bringt. Der Projektumfang wird größer.

Deshalb empfehle ich Projektmanagern vor jedem Projektantritt genau die Qualität der fachlichen Vorgaben zu prüfen und dementsprechend ihre Projektplanung zu gestalten.

Wechselnde Entscheidungen des Managements

Eine ganz andere Ursache für gravierende Änderungen des Projektumfangs sind wechselnde Managemententscheidungen. Obwohl beim Projektstart Projektcharters erstellt werden, die einen genauen Projektumfang festlegen, werden sie nicht immer eingehalten, weil sich zwischendurch die Zielvorhaben des Management ändern. Meist ist dieser Zustand das Resultat sehr politisch geprägter Projektumfelder.

Beispiel: Eine Bank setzt sich das Ziel für Berufseinsteiger eine iPhone-App zu konzipieren, als Unterstützung im Produktberatungsprozess. Drei Monate nach dem Start des Projekts – zum Ende der Konzeptionsphase – wird der Umfang des Projekts erweitert. Die App soll nun zusätzlich die erfahrenen Berater im Beratungsprozess unterstützen. Die Vorgabe kommt von ganz oben, der Liefertermin bleibt gleich.

Die herkömmliche Textbuchlösung für dieses Problem ist es während der Initiierungsphase eine bessere Stakeholderanalyse durchzuführen, um unerwarteten Richtungsänderungen vorzubeugen. Einen Projektvertrag zu zeichnen und seine strickte Einhaltung zu fordern. Einen Zeitplan aufzustellen und genug Pufferzeiten einplanen. Doch nutzt alles wenig, wenn die politische Lage im Unternehmen zu wechselhaft ist oder die Einhaltung von Projektmanagementmethoden keine hohe Priorität besitzt.

Anton

Anton

Anton ist freiberuflicher Software-Ingenieur und Projektleiter mit den Schwerpunkten: Prozessdesign, strukturierte Business Analyse / Fachkonzeption sowie fachliche Entscheidungsunterstützung.

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